Afspraken vastleggen op één centrale plek
Bij veel projecten zijn er veel losse dingen om aan te denken. Het is handig als iedereen weet wie welke taak doet en wat de volgende stap is. Digitale tools voor project management bieden een centrale plek waar alle taken, afspraken en bestanden staan. Zo raakt er weinig kwijt en hoef je niet steeds te zoeken in oude e-mails of berichten. Bekende voorbeelden zijn Trello, Asana en Microsoft Planner. Zij werken vaak met digitale borden die je kunt indelen in kolommen, bijvoorbeeld: ‘Te doen’, ‘Bezig’ en ‘Klaar’. Elk teamlid ziet in één oogopslag wat er nog moet gebeuren en wie waarmee bezig is.
Betere communicatie door overzichtelijke takenlijsten
Wanneer je samenwerkt, kan het lastig zijn om goed overzicht te houden. Iedereen werkt aan verschillende onderdelen en soms verandert er nog iets in de planning. Met een online takenlijst in een project planning tool kunnen teamleden makkelijk taken toevoegen en afvinken. In veel programma’s kun je bij een taak opmerkingen plaatsen, een document toevoegen of een deadline instellen. Veel tools sturen automatisch een bericht als er iets verandert of als een deadline dichterbij komt. Iedereen blijft zo goed op de hoogte, ook als niet iedereen tegelijk op kantoor is.
Tijd en budget bewaken met handige functies
Project management software helpt niet alleen om taken te verdelen, maar ook om tijd en kosten bij te houden. Je kunt bijvoorbeeld instellen hoeveel uur een taak mag kosten en wie daarvoor verantwoordelijk is. Sommige programma’s maken rapporten zodat je ziet of het project volgens plan verloopt. Dat is handig voor teams, maar ook voor leidinggevenden die graag inzicht willen in de voortgang. Zo voorkom je verrassingen aan het einde van een project zoals te hoge kosten of onduidelijkheden over wie wat heeft gedaan.
Project management tools voor verschillende soorten werk
Deze hulpmiddelen zijn niet alleen voor grote bedrijven of complexe projecten. Ook kleine teams, zzp’ers of studenten maken er gebruik van. Voor elk soort team is er wel een programma dat past. Sommige pakketten zijn eenvoudig en gratis, zoals Notion of Google Tasks. Andere hebben extra mogelijkheden zoals het koppelen van agenda’s, video-bellen of het werken in verschillende tijdzones. Het belangrijkste is dat een tool past bij de manier van werken van jouw groep. Het testen van een paar gratis versies is vaak een goede eerste stap om te ontdekken wat voor jouw situatie werkt.
Veelgestelde vragen over project management tools
-
Vraag: Welke voordelen biedt het gebruik van project management tools?
Project management tools geven overzicht, zorgen dat iedereen weet wat zijn taken zijn en maken het makkelijk om afspraken en informatie te delen. Ze helpen bij het bewaken van tijd, taken en planning.
-
Vraag: Zijn project management tools alleen handig voor grote bedrijven?
Deze hulpmiddelen zijn er voor zowel grote organisaties als kleine teams of zelfstandigen. Ook bij simpele projecten helpt het om overzicht en structuur te houden.
-
Vraag: Wat als teamleden van verschillende plekken werken?
Project management tools werken via internet. Daardoor kun je samenwerken en informatie delen, zelfs als teamleden thuis, op kantoor of in het buitenland werken.
-
Vraag: Kost het gebruik van een project management tool altijd geld?
Veel programma’s bieden een gratis versie waarmee je standaard functies kunt gebruiken. Voor extra mogelijkheden kan een betaald abonnement nodig zijn, maar voor de meeste kleine projecten is de gratis vorm voldoende.