Een helder beeld van portfolio management: het overzicht houden over projecten

Grip houden op alle projecten en plannen

Steeds meer bedrijven en instellingen hebben meerdere projecten die naast elkaar lopen. Denk aan het ontwikkelen van een nieuw product, het verbeteren van de klantenservice en het overstappen naar een ander computersysteem. Niet elk van deze plannen is even belangrijk of levert direct wat op. Portfolio management geeft inzicht in welke projecten er zijn, hoeveel ze kosten en wat ze kunnen opleveren. Daardoor kan een organisatie beter bepalen welke projecten er voorrang krijgen en of sommige projecten moeten worden aangepast of zelfs gestopt. Dit overzicht maakt het makkelijker om snel te reageren als er iets verandert, bijvoorbeeld als een project uitloopt of tegenvalt.

Kiezen wat het meest waardevol is

De kern van portfolio beheer is het maken van keuzes. Je kijkt als organisatie niet alleen of een los project goed is, maar ook of het past bij het grote geheel. Zo worden de afzonderlijke projecten tegen elkaar afgewogen. Management kijkt bijvoorbeeld naar het beschikbare budget, personeelscapaciteit en de doelstellingen op lange termijn. Is er weinig tijd of geld, dan komen alleen de plannen die het meeste waarde toevoegen aan bod. Minder urgente of minder veelbelovende projecten kunnen op een later moment worden gedaan of komen zelfs helemaal te vervallen. Dit voorkomt dat een organisatie versnipperd raakt of tijd steekt in plannen die weinig bijdragen aan het uiteindelijke doel.

Samenhang zichtbaar maken tussen projecten

Als je de hele verzameling lopende projecten bekijkt, zie je vaak dat sommige initiatieven op elkaar aansluiten of zelfs van elkaar afhankelijk zijn. Met portfolio management wordt die samenhang helder in kaart gebracht. Hierdoor is duidelijk waar overlappende werkzaamheden zijn of waar meerdere teams tegelijk aan vergelijkbare doelen werken. Soms kunnen twee projecten zelfs samengevoegd worden voor een grotere opbrengst of minder drukte op één afdeling. Door deze samenhang goed te begrijpen kunnen organisaties efficiënter werken en wordt dubbel werk voorkomen.

Beslissingen nemen op basis van feiten en overzicht

Portfolio management helpt om keuzes te maken die zijn gebaseerd op cijfers, inschattingen en overzicht. Regelmatig worden rapportages gemaakt over de voortgang van projecten, de besteding van het budget en verwachte resultaten. Dit maakt het voor managers makkelijk om te zien of aanpassingen nodig zijn. Soms betekent dit dat een project tijdelijk stopgezet wordt omdat een ander project belangrijker is. Een andere keer komt er juist extra steun voor een veelbelovend idee. Door steeds te sturen op basis van overzicht, blijft de organisatie gericht op wat het belangrijkst is en verspilt zij zo min mogelijk tijd of geld.

De rol van mensen en samenwerking

Naast cijfers en plannen spelen medewerkers een grote rol bij portfolio management. Samenwerking tussen verschillende afdelingen of projectgroepen wordt veel belangrijker zodra een organisatie bewust kiest voor een compleet overzicht van al het werk. Medewerkers leren zo wat er speelt binnen andere teams. Dat helpt om beter samen te werken, planningen op elkaar af te stemmen en van elkaar te leren. Regelmatig overleggen, situaties bespreken en resultaten delen zijn daarom vaste onderdelen van dit proces. Op deze manier draagt portfolio management niet alleen bij aan het kiezen van de juiste projecten, maar ook aan een fijne werksfeer.

Meest gestelde vragen over portfolio management

Wanneer is portfolio management nodig? Portfolio management is nodig als een organisatie meerdere projecten en plannen tegelijk heeft lopen, en overzicht en sturing wil houden over tijd, geld en inzet. Zodra er keuzes gemaakt moeten worden tussen verschillende projecten of wanneer er schaarste is aan middelen, biedt portfolio management uitkomst.

Wie voert portfolio management uit? Portfolio management wordt meestal uitgevoerd door een manager of een speciaal team dat verantwoordelijk is voor het totale overzicht. Dit team overlegt vaak met de directie en met projectleiders om te zorgen dat alle informatie klopt en up-to-date blijft.

Wat is het verschil tussen projectmanagement en portfolio management? Projectmanagement gaat over het uitvoeren en begeleiden van één project. Portfolio management kijkt juist naar het geheel van alle lopende en geplande projecten binnen een organisatie, en bepaalt welke het belangrijkste zijn en hoeveel middelen ze krijgen.

Kan portfolio management ook bij kleine organisaties gebruikt worden? Ook kleine organisaties kunnen profiteren van portfolio management. Zodra er meerdere plannen of projecten naast elkaar lopen, helpt een goed overzicht om keuzes te maken, tijd te besparen en het werk te verdelen.