Workforce management helpt bedrijven om elke dag de juiste medewerkers op de goede plek in te zetten. In winkels, ziekenhuizen of callcenters is het belangrijk dat er nooit te weinig of te veel personeel aanwezig is. Een goede planning zorgt ervoor dat het bedrijf soepel loopt en medewerkers tevreden blijven. Zo kunnen bedrijven beter omgaan met veranderingen en onverwachte drukte.
De basis van personeelsplanning
Bij het maken van een doordachte personeelsplanning kijkt een organisatie goed naar hoeveel mensen er nodig zijn op elk moment van de dag. Dit hangt af van verschillende factoren, zoals de openingstijden, verwachte drukte of afwezigheid door ziekte en vakantie. Het plannen van diensten heet ook wel roosteren. Door goed te roosteren, voorkomt een bedrijf dat klanten te lang moeten wachten of werknemers overuren moeten maken. Een duidelijk rooster voorkomt onduidelijkheid voor medewerkers en vermindert stress, omdat iedereen precies weet wanneer hij of zij moet werken. Ook past het bedrijf zich makkelijk aan als er plotseling een zieke medewerker is of extra hulp nodig is.
Technologie in workforce management
Steeds meer bedrijven gebruiken speciale software of apps voor workforce management. Met deze programma’s wordt het eenvoudiger om roosters te maken en aan te passen. Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid zelf invoeren, ruilen van dienst regelen of vrij vragen via hun telefoon of computer. Zo kan de planner snel veranderingen doorvoeren en komt er minder verwarring. Moderne software houdt rekening met regels zoals maximale werktijden, pauzes, cao-afspraken en verzoeken van medewerkers. Dat voorkomt problemen achteraf. Door technologie verloopt personeelsbeheer sneller en hebben bedrijven een beter overzicht over wie wanneer werkt.
Meer tevreden medewerkers en betere service
Een goede aanpak van personeelsbezetting zorgt niet alleen voor een soepel werkend bedrijf, maar ook voor blije medewerkers. Als het rooster eerlijk is verdeeld en rekening houdt met wensen voor vrije dagen, voelen mensen zich gehoord. Medewerkers die weten waar ze aan toe zijn, kunnen hun werk en privé beter combineren. Dit verlaagt het ziekteverzuim en zorgt voor meer betrokkenheid. Tegelijk krijgen klanten een betere service, omdat het bedrijf altijd genoeg mensen heeft om te helpen. Ook zijn er minder fouten, bijvoorbeeld doordat te drukke situaties worden voorkomen. Op de lange termijn levert dit geld op, omdat het personeel minder vaak wisselt en de kwaliteit van het werk omhoog gaat.
Altijd klaar voor verandering
Het is vaak lastig om precies te voorspellen hoeveel mensen er op een bepaalde dag nodig zijn. Feestdagen, vakantieperiodes of onverwachte drukte kunnen roosters flink in de war schoppen. Met workforce management kan een bedrijf snel reageren als er iets verandert. Als plotseling extra mensen nodig zijn, is het rooster in een paar klikken aangepast. Ook kan een reservepool met flexibele medewerkers klaarstaan, zodat er altijd iemand kan inspringen. Door slim gebruik te maken van gegevens uit het verleden leert een bedrijf van piekmomenten en kan de planning steeds beter worden.
Meest gestelde vragen over workforce management
-
Wat betekent workforce management?
Workforce management betekent het goed plannen, organiseren en aansturen van personeel zodat het werk altijd doorgaat, of het nu om winkels, kantoren of de zorg gaat.
-
Waarom gebruiken bedrijven workforce management software?
Bedrijven gebruiken workforce management software omdat het plannen, wisselen en ruilen van diensten makkelijker en sneller gaat. Zo blijft het overzichtelijk en is het rooster altijd up-to-date.
-
Is workforce management alleen voor grote bedrijven?
Workforce management wordt gebruikt door bedrijven van elke grootte. Ook kleine organisaties kunnen er veel voordeel uit halen, vooral bij onregelmatige werktijden of wisselende drukte.
-
Wat zijn de voordelen voor medewerkers?
Medewerkers krijgen meer duidelijkheid over wanneer ze werken en kunnen hun wensen makkelijker doorgeven. Zo wordt het combineren van werk en privé makkelijker en voelen medewerkers zich meer gewaardeerd.